Fugindo da procrastinação: dicas para tornar seu dia mais produtivo

“Diferente do que muita gente pensa, uma pessoa produtiva não é aquela que conclui rápido as tarefas atribuídas a ela, mas sim, é aquela que conclui suas tarefas, porém, em um tempo justo e com qualidade.” - Renata Santos.

Autora: Renata Santos.

O que seria uma pessoa produtiva?

Eu sei que você clicou nessa postagem com interesse nas dicas que irão lhe ajudar a ser mais produtivo, mas, antes disso, preciso deixar claro o que ser produtivo significa. Diferente do que muita gente pensa, uma pessoa produtiva não é aquela que conclui rápido as tarefas atribuídas a ela, mas sim, é aquela que conclui suas tarefas, porém, em um tempo justo e com qualidade. Então, antes de qualquer dica ou técnica, você deve saber qual é o tempo justo para que você realize suas tarefas sem se frustrar. Então, para isso, por exemplo, teste em quanto tempo você conclui um projeto ou estuda uma matéria. Esse tempo não é aquele no qual você fica sentado na cadeira mexendo no celular, mas sim aquele em que você está de fato trabalhando na sua tarefa. Agora, vamos às dicas!

Anote!

A primeira dica é anote suas atividades, projetos, reuniões e até afazeres domésticos. Ter suas tarefas anotadas (de preferência em um local de rápida visualização) ajuda você a se lembrar de que deve realizá-las e a inseri-las no seu dia, semana ou em um determinado momento que você ache mais adequado.

Para te ajudar nisso, temos algumas ferramentas para te sugerir.

Uma delas é o Trello, que é um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Nele, você pode criar diversas categorias chamadas quadros, como por exemplo Trabalho, Faculdade e Casa, nos quais você irá inserir as tarefas compatíveis para esses respectivos temas. Dentro dos quadros, você ainda tem como subdividi-las em etapas ou outras categorias. O mais legal do Trello é que você pode adicionar informações a suas tarefas, como uma síntese do que deve ser feito nela, a data da entrega, checklist, anexar arquivos importantes a ela e compartilhá-la com outras pessoas que também estejam participando dela (o que é bom para projetos em grupo de faculdade, de trabalho e até familiares).

Um outro aplicativo semelhante ao Trello é o Notion. O Notion tem todas as funcionalidades do Trello e um pouco mais. Quando instalado, nele já vem algumas categorias que você pode utilizar, como o Plano de Viagens, Lista de livros e filmes, um Caderno de Receitas e uma aba para Notas. Você pode adicionar novas categorias como quiser ou editar essas que já vem pré-instaladas. Vale ressaltar que este aplicativo está todo em inglês, ao contrário do Trello, mas se você conhecer um pouco da língua já é suficiente para utilizá-lo.

Organize os horários!

Agora que você tem suas tarefas todas anotadas, a segunda dica é organize-as em horários, mas lembre-se sempre do seu tempo justo. Não adianta colocar 50 tarefas no dia, sendo que você só consegue realizar 4 com qualidade. Tanto no Trello, quanto no Notion você pode atribuir prazos para as tarefas e no espaço das informações você pode acrescentar os horários no qual deseja trabalhar nessa tarefa. Se você for uma pessoa que gosta de escrever, um planner para os mais detalhistas ou uma agenda para os mais minimalistas também são uma boa opção para atribuir horários às atividades. A terceira dica é uma extensão da segunda: coloque sempre as “piores” tarefas para serem realizadas primeiro no seu dia. Quando conseguimos bater alguma meta ou concluir tarefas difíceis, o nosso corpo libera endorfina o que nos estimula ainda mais a trabalhar para concluir as outras atividades do dia.

Mantenha-se focado!

A quarta dica está relacionada à realização da sua tarefa: como se manter focado. Para isso, nós sugerimos uma técnica chamada de Pomodoro. Ela consiste basicamente em você dividir o tempo que foi separado para a tarefa em intervalos. Ele vão te ajudar a ter mais disposição em realizar a tarefa, evitando se sobrecarregar ou abandoná-la. O Pomodoro é um ciclo, normalmente de quatro etapas. Nas três primeiras, durante um período curto de 25 minutos, você realizará sua tarefa e, ao final desse tempo, você deverá descansar por um intervalo curto de 5 minutos. Na quarta etapa, ao final dos 25 minutos de trabalho, você deverá fazer um intervalo longo de 25 minutos, finalizando um ciclo Pomodoro. Você pode fazer quantos ciclos desejar e os tempos de trabalho e de intervalos são ajustáveis da forma que for melhor para você.

Existem diversos aplicativos que têm essa técnica como base, com cronômetros adaptados para ela. Um deles é o Brain Focus. Nele, você consegue criar até três categorias (na versão gratuita) e já deixar salvo nestas categorias tarefas que você costuma realizar. O tempo dos intervalos podem ser alterados facilmente nas configurações, você também pode adicionar sinais sonoros aos finais dos intervalos ou do ciclo, dentre outros recursos. O mais legal desse app é que você consegue bloquear as notificações de outros aplicativos. Infelizmente, na versão gratuita, só é permitido o bloqueio de dois apps, mas, pelo menos, já dá para garantir que o WhatsApp e o Instagram não irão te atrapalhar.

Um outro aplicativo que também utiliza essa técnica é o Forest. O seu diferencial é fazer o ciclo Pomodoro de uma forma mais lúdica. Seu objetivo é incentivar o usuário a formar uma espécie de floresta (daí o nome Forest). Ao início de cada intervalo que começa a ser cronometrado, uma semente é plantada. Quando esse tempo é finalizado (inclusive os intervalos de descanso), você é recompensando com uma árvore para a sua floresta. Porém, se você desistir no meio do ciclo, você ganhará uma árvore murcha. Nesse app, você também consegue categorizar suas tarefas com os marcadores pré-existentes (mas não consegue editá-los na versão gratuita), ver sua linha do tempo e ativar um modo (o Foco Total) que te impede de utilizar qualquer outro aplicativo enquanto o período não for finalizado.

Descubra o que é melhor para você!

Existem várias formas de melhorar a sua produtividade. Nem todas vão agradar a todas as pessoas. Pode ser que você seja mais produtivo anotando as suas tarefas sem atribuir horários para elas. Ou pode ser que você seja mais produtivo cronometrando todo o seu dia. Por isso, é importante que você teste as dicas e aplicativos citados e passe a utilizar aquelas que forem melhores para você. Bom trabalho!